Eine kurze Einführung zum Thema Einkauf, Beschaffung, Sourcing, Outsourcing von ICT Betriebsmitteln und Dienstleistungen.
Der Ablauf beschränkt sich im Wesentlichen immer auf die gleichen Schritte. Ein Bedarf wurde erkannt und der Entscheid getroffen das Material, das Produkt, die Dienstleistung etc. extern zu beschaffen.
In einem 1. Schritt beschreiben Sie Ihre Anforderungen (Eigenschaften) an das Objekt, welches beschafft werden soll, die benötigte Menge, Zeitraum und Dauer für eine oder mehrere Lieferungen, die erwarteten Kosten, Bedingungen und Anforderungen an den oder die Lieferanten, etc.
Mit diesen Informationen starten Sie Ihre Suche nach möglichen Anbietern oder erteilen jemanden den Auftrag für die Suche. Anschliessend können entsprechende Angebote angefordert werden. Gängig sind die nachfolgenden Vorgehen, für welche hauptsächlich die englischen Begriffe verwendet werden:
- Invitation to Tender
- Request for Quotation
- Request for Proposals
- Request for Information
Haben Sie keine Anbieter oder zu wenige Anbieter gefunden, empfiehlt es sich nochmals über die Bücher zu gehen. Entweder weichen ihre Anforderung zu weit vom Standard ab oder Sie sind so weit voraus, dass noch niemand ein entsprechendes Angebot bereitstellt. Bei Letzterem würde sich ein anderes Vorgehen empfehlen.
Erhaltene Angebote werden anschliessend geprüft und ein Anbieter ausgewählt. Erteilen Sie den anderen Anbietern erst eine Absage, wenn sie mit Ihrem favorisierten Anbieter einen Vertrag unterzeichnet haben.
Klären Sie alle offenen Punkte während den Vertragsverhandlungen inklusive wie zu einem späteren Zeitpunkt Anpassungen vorgenommen werden können.